Dokumenti elettroniċi bejn organizzazzjonijiet: kif taħdem?

ġestjoni dokument elettroniku (EDM) - mod ta 'malajr biex jaqsmu l-informazzjoni bbażata fuq l-użu ta' dokumenti elettroniċi ma firem virtwali. Huwa ilha li ġiet rikonoxxuta fil-pajjiżi żviluppati tad-dinja bħala għodda effettiva għan-negozju operattiv.

qalb

dokumenti elettroniċi bejn organizzazzjonijiet - sett ta 'proċessi għall-ħolqien, l-ipproċessar, l-amministrazzjoni, it-trasferiment, l-akkwist, manutenzjoni, użu u l-qerda ta' dokumenti. Kollha dawn il-proċessi huma mwettqa wara verifika l-integrità u l-konferma tal-wasla tad-dokumenti.

Regoli ta 'dokument ċirkolazzjoni bejn entitajiet legali titwettaq bi ftehim tal-partijiet. L-iskambju ta 'informazzjoni jitwettaq permezz tal-faċilitajiet ta' telekomunikazzjoni, u dokumenti maħżuna fuq mezzi elettroniċi. Żmien kemm idum tajjeb tal-informazzjoni tal-kontabilità m'għandux jaqbeż dak li huwa stabbilit fil-livell leġiżlattiv.

Organizzazzjonijiet jistgħu jikkomunikaw ma 'xulxin dokumenti formali u informali oħra mal-firem tal-parteċipanti. Fis-settur tan-negozju dan jista 'jinkludi: fatturi, ftehim, fatturi, kuntratti, ftehim, ordnijiet, avviżi, prokura, eċċ Informazzjoni jistgħu jiġu trażmessi fil-forma ta 'test, tabulari u fajls grafiċi.

L-għan tal-introduzzjoni ta 'EDI

Prerekwiżit għall-introduzzjoni ta 'EDI jistgħu jkunu:

• tnaqqis ta 'xogħol ta' rutina;
• tnaqqis ta 'telf ta' dokumenti;
• "Trasparenti" xogħol ma 'dokumenti;
• nżidu d-dixxiplina prestazzjoni - iżvelar tad-dokumenti fi żmien speċifikat, eċċ ...

Fost il-miri kwantitattivi jistgħu jiġu identifikati kif ġej:

• Tnaqqas il-ħin biex jipproċessaw id-dokument 10 darbiet.
• Tnaqqis tal-ispejjeż uffiċċju fil nofs.

dokumenti elettroniċi bejn organizzazzjonijiet: kif taħdem

Skond il-liġi domestika, dokumenti elettroniċi bejn l-organizzazzjonijiet titwettaq bil-kunsens taż-żewġ naħat. Għall-iskambju tad-data, huwa meħtieġ li l-parteċipanti kollha kienu marbuta mat-tagħmir ta 'l-operatur. Sussegwentement, l-utent jeħtieġ li tibgħat talba li żżid mal-lista ta 'kontropartijiet. Wara parteċipanti tas-sistema konferma jistgħu jikkomunikaw.

modulu EDI se jkollha twettaq il-funzjonijiet:

• Jistiednu kontropartijiet għall-iskambju tad-data.
• Jiġġeneraw indirizz ktieb.
• Integrazzjoni ma 'softwer tal-kontabilità bħal 1C.
• Jiffirmaw u kriptaġġ dokumenti.
• korrispondenza istruttura.
• Jimmonitorja l-istatus tal-ittri.

dokument elettroniku bejn l-organizzazzjonijiet mwettqa bl-użu ċertifikati. Konnessjoni ma 'server u l-awtentikazzjoni hija mwettqa permezz ta' ċertifikat diġitali personali. firma elettronika tinħareġ lil kull utent tas-sistema, maħżuna fuq mezzi elettroniċi protetti u kodiċi PIN Token. L-utent għandu jidħol password login tagħhom lill-uffiċċju personali. Huwa biss wara li se tikseb aċċess għad-dokumenti tagħhom.

Bidu għal proċess ta 'skambju jista' xi membru tal-organizzazzjoni, konness mas-sistema. Qabel ma tibgħat dokument lil parti oħra, għandu jiġi ffirmat mal-firma elettronika. Din l-operazzjoni hija mwettqa permezz ta 'programm "kripto". Id-dokument huwa mibgħut permezz ta 'EDI. impjegat kuntrattur jirċievi notifika ta 'dokument ġdid. Jekk hu jaċċetta dan, huwa wkoll ipoġġi EDS. Jekk inti tixtieq li tagħmel bidliet għal-dokument, din toħloq verżjoni elettronika ġdida tagħha. Mat-tlestija ta 'editjar inti tixtieq li jiffrankaw xi bidliet li jużaw il-firma elettronika. Id-dokument huwa mbagħad jintbagħtu lill-bidliet għall-kontroparti. Meta meħtieġ sabiex l-informazzjoni tqabbil elettronika.

Jekk inti tixtieq li għal darb'oħra jagħmlu bidliet, allura l-proċedura kollha tkun ripetuta mill-ġdid. Jekk it-talbiet għall-verżjoni l-ġdida ma tkunx preżenti, id-dokument ikun rispettat. Il-kampjun finali huwa meqjus li jkun iffirmat minn żewġ firma elettronika. verżjonijiet dokument ce maħżuna fuq is-server u huma disponibbli biex tkun studjata. Ladarba l-kampjun huwa mogħti l-istatus tal-kurrent, biex temenda id-dokument mhux se taħdem. kuntratti frustrati minħabba l-istatus ta ' "Imħassra". Hawn kif jagħmlu dokumenti elettroniċi bejn l-organizzazzjonijiet.

tagħmir

Dak li huwa meħtieġ għall--dokumenti elettroniċi bejn organizzazzjonijiet? L-ewwelnett, inti għandek tagħżel fornitur tas-servizz u biex jinstallaw softwer speċjali biex jiskambjaw informazzjoni. It-tieni nett, ma 'kull kontroparti li magħhom l-organizzazzjoni għandha l-intenzjoni li twettaq e-mails, inti għandek bżonn biex jiffirmaw il- "Ftehim dwar l-iskambju ta' dokumenti elettroniċi."

Huwa wkoll neċessarju li jiġu stabbiliti server EDI fuqhom taħżen id-dokumenti kollha. Hija tista 'tkun bħala tagħmir tal-klijent, u "sħaba" ħażna. Aċċess għal data minn barra s-sistema permezz tal-applikazzjoni, li hija installata fuq it-tagħmir l-organizzazzjoni. interazzjoni kompjuter bil-server isir fuq HTTP ma 'encryption SSL fakultattiv 128. L-aċċess għad-dokumenti titwettaq biss permezz ta' interface ta 'l-applikazzjoni u wara li tgħaddi l-awtentikazzjoni.

proġett EDC

proġett awtomazzjoni proċess jistgħu jdumu minn diversi xhur għal bosta snin. Terminu jiddependi direttament fuq in-numru ta 'proċessi li jeħtieġu awtomazzjoni, tar-riżorsi u l-kapaċità finanzjarja tal-organizzazzjoni. ċirkwit QOSOR implimentazzjoni EDC kif ġej:

• Ħolqien ta 'grupp ta' ħidma.
• Formazzjoni ta 'għanijiet, skadenzi u baġit.
• L-istudju tal-proċessi eżistenti.
• Tiżviluppa xogħol.
• sistema Vyrob EDI.
• Iffirmar tal-ftehim dwar l-implimentazzjoni tal-SED.
• Adozzjoni tar-regolament.
• Mili ta 'direttorji sistema.
• taħriġ tal-persunal.
• Twettiq ta 'testijiet preliminari.
• Il-pubblikazzjoni dwar l-implimentazzjoni tal-ordni SED.
• Aktar żvilupp ta 'softwer u xogħol regoli.
• It-tnedija tal-proġett pilota.
• transizzjoni fuq skala sħiħa għal EDI.

Żbalji implimentazzjoni EDI

Fil-proċess ta 'awtomazzjoni tad-dokumenti għandhom jingħataw attenzjoni speċjali lill-proċessi li fihom il-liġi teħtieġ il-preżenza ta' trasportatur karta. dokumenti tal-karta duplikati elettronikament huwa impossibbli. Dan imewwet b'mod sinifikanti l-proċess ta 'xogħol u jikkawżaw attitudni negattiva lejn awtomatizzazzjoni fil-proċess kollu. Għall-implimentazzjoni ta 'xogħol doppju ebda wieħed iħallas.

Fil-proċess ta 'implimentazzjoni tar-regolamenti l-ġodda għandhom jiġu żviluppati biex jaħdmu ma' dokumenti, persunal tal-ferrovija, u biss mbagħad jibdew fl-implimentazzjoni sħiħa. Dan jista 'jinkiseb biss jekk twassal lill-impjegati l-benefiċċji ta' użu ta 'teknoloġiji ġodda.

Ieħor popolari żball - studju fqir għall-ħtiġijiet zat. Jekk l-utenti jkollhom jaħdmu f'sistema unconfigured, allura l-proċess ta 'EDI hija differenti minn dik adottata fl-organizzazzjoni.

dokumenti elettroniċi bejn l-organizzazzjonijiet: l-vantaġġi u liżvantaġġi

vantaġġi:

• Tnaqqis biex jgħaddi d-dokumenti oriġinali mill-ispejjeż tal-posta.
• Jiffrankaw l-ispazju għall-ħażna ta 'dokumenti. Huwa kollha maħżuna f'forma elettronika.
• Faċli biex jintuża. Mittenti tad-dokument hija mwettqa minn post wieħed. A tfittxija ta 'malajr ta' dokument mwettqa mill-istatus (mibgħuta, riċevuti u aċċettat mill r. D.).
• kunsinna instant. L-informazzjoni kollha gets mibgħuta lir-riċevitur fi ftit sekondi.
• Id-dokument ma jista 'jintilef sal-iskadenza tal-ħażna tagħha fis-sistema.

iżvantaġġi:

• Biex tuża l-prodott inti trid tixtri liċenzja li jiswa l-flus.
• Jikkomunikaw spiss biss bejn il-parteċipanti tal-istess sistema.
• dokumenti elettroniċi bejn organizzazzjonijiet fi 1Ċ jew jużaw kwalunkwe software ieħor differenti mill-iskema użat qabel. Bl-introduzzjoni tal-algoritmu ġdid, l-impjegati kollha jkollhom mistoqsijiet dwar il-kondotta fin-negozju.
• Tagħmir tekniku. Qabel l-introduzzjoni ta 'organizzazzjoni EDI jeħtieġ li jinxtara tagħmir u jħejju persunal biex jamministra s-sistema l-ġdida.
• EDM hija mwettqa bl-użu firma elettronika, l-validità tagħhom hija l-1 sena. Huwa meħtieġ li jiġi mmonitorjat u minnufih jaġġornaw ċ-ċertifikati. Huwa wkoll meħtieġ biex tikkontrolla l-azzjonijiet ta 'ċertifikati kuntratturi, sabiex jiġu evitati problemi bil-taxxa.

regolament legali

Liema atti normattivi regolati dokumenti elettroniċi bejn organizzazzjonijiet? leġiżlazzjoni Russa tinkludi l-Liġi Federali №63 «Fuq firma elettronika", ir-regoli tad-dokumenti fis-Servizz Federali tat-Taxxa huma rreġistrati fl-ordni tal-Ministeru tal-Finanzi numru MMV-7-2 / 168. Organizzazzjonijiet Il EDI bejn ordnijiet fuq il-bażi ta '50N № Finanzi. Termini ta 'dokumenti ta' kontijiet primarja iskambju fil-format elettroniku preskritti fl-għadd Federali Ordni tas-Servizz tat-Taxxa MMV-7-6 / 36 @. L-operaturi kollha fl-attivitajiet proċess EDM għandhom ikunu ggwidati mill-Ordni tas-Servizz Federali tat-Taxxa № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

dokumenti elettroniċi bejn organizzazzjonijiet "VLSI" tagħti lill-klijenti l-vantaġġi li ġejjin:

• Tista 'tibgħat dokumenti lil xi organizzazzjoni li tkun reġistrata fit-territorju tal-Federazzjoni Russa. Jekk il-kontroparti ma tkunx parti fil-sistema "VLSI", l-impjegat sempliċiment kuntatt ma 'rappreżentant tal-organizzazzjoni u se jibgħatha lill-e-mail istedina biex jipparteċipaw fil-sistema. Immedjatament wara l-konferma l-iskambju ta 'informazzjoni bejn il-parteċipanti se jitwettqu mingħajr intermedjarji.
• Jinstallaw softwer fuq il-kompjuter mhux meħtieġ. Biżżejjed biex ikollhom verżjoni attwali tal-browser tiegħek u aċċess għall-Internet.
• Biex taħdem ma 'l-informazzjoni ma jkunx jeħtieġ programm speċjali. Jekk ir-rapport ġie imħejjija oriġinarjament fil-software ta 'parti terza, bħal 1C, huwa possibbli biex jiġi kkonfigurat l-integrazzjoni ma' sistema "VLSI".
• Il-formola standard tad-dokument mhuwiex stabbilit. Tista 'tibgħat it-test, fajls spreadsheet, stampi u l-bqija. D.

SKB "KONTUR"

Waħda mill-ewwel iżviluppaturi ta 'softwer fir-Russja hija wkoll involuta fil-provvista ta' tagħmir, li permezz tagħhom id-dokumenti elettroniċi bejn l-organizzazzjonijiet. "Dawra" DiaDoc żviluppa sistema li biha l-iskambju ta 'dokumenti elettroniċi. Karatteristika tas-sistema huwa li l-aċċess għad-data tista 'tinkiseb meta jkunu msefrin. Għal dan il-għan il-kumpanija żviluppat fit-tariffi tar-roaming. Jekk mixtieq, id-data ta 'aċċess mono permezz API.

What do għandek bżonn?

Biex jgħaqqdu EDI, il-kumpaniji jeħtieġu li jixtru:

• softwer liċenzjat;
• servers;
• upgrade t-tagħmir;
• persunal tal-ferrovija;
• customize u jintegraw ECM għall-użu ma 'applikazzjonijiet interni.

Investimenti bħal dawn jeħtieġ li jiġu implimentati sabiex tqabbad d-dokument elettroniku bejn l-organizzazzjoni? L-inklużjoni fl-ispiża tal tikkonsulta l-appoġġ tekniku, u aġġornamenti tas-softwer zat - it-tieni stadju ta 'investiment. Dawn l-ispejjeż se jkollu jħallas kull xahar.

konklużjoni

Biex tissostitwixxi fuq il-karti e-mail tasal. Dan mhux biss tnaqqas l-ispiża ta 'l-organizzazzjoni li twettaq il-proċessi, iżda jżid ukoll l-effiċjenza tal-negozju kollu kemm hu. Biex EDI funzjonament b'suċċess, inti għandek bżonn biex jifformulaw b'mod ċar l-għanijiet u l-implimentazzjoni tas-sistema biex taġġusta l-apparat b'mod korrett.