Il-lista ta 'dokumenti. Forom u regoli ta 'kompożizzjoni tiegħu

It-terminu "inventarju" hija familjari mhux biss ħaddiema uffiċċju, iżda wkoll speċjalisti minn industriji u organizzazzjonijiet oħra. Huwa sikwit tinsab fid-dokumenti ta 'skop speċjali, u fid-dokumenti li jakkumpanjaw.

L-organizzazzjoni taħdem fl-arkivju

Ladarba l--dokumenti se twettaq il-missjoni primarja tiegħu, dawn isiru kważi inutli fil-mument. Xi wħud minnhom huma meqruda, u l-bqija jintbagħtu lill-ħażna speċjali, li huma msejħa arkivji. Hawnhekk dokumenti huma pproċessati, systematized u determinat minn qabel dwar il-ħżin riservata għal dan kamra. Dan l-istadju huwa meqjus bħala l-aħħar fil-burokrazija. Il-pakketti kollha fuq il-ħajja fuq l-ixkaffa, u għandhom separatament lista ta 'dokumenti għall-ħżin temporanju u permanenti, kif ukoll każijiet fuq il-persunal. Kull intrapriża (organizzazzjoni) fl-aħħar tas-sena jiġbor dokumenti uffiċjali għat-trasferiment lill-arkivju. Dawn il-kwistjonijiet huma normalment tiġi attivata arkivisti. Jekk, madankollu, il-persunal kumpannija ma jkollhiex tali unità, ix-xogħol isir minn speċjalisti HR taħt il-gwida ta 'impjegati arkivju. Dawn jikkostitwixxu l-inventarju ta 'titoli ttrasferiti mid-dipartimenti individwali, fuq il-bażi tagħhom hija ffurmata minn lista sommarju tad-dokumenti madwar l-intrapriża.

Sett ta 'dokumenti li taħdem

Kultant kwistjoni ċittadin jew organizzazzjoni partikolari għandha tressaq mhux waħda iżda diversi dokumenti uffiċjali. Ħu, per eżempju, sitwazzjoni fejn għall-kostruzzjoni ta 'kompetizzjoni bejn il-partijiet dwar id-dritt li jidħlu kuntratt. Kull applikant irid jipprovdi lill-Kummissjoni bid-dokumenti ta 'tipi varji, offerta, li jippermetti l-karta li twettaq attivitajiet ta' kostruzzjoni, kostitwenti u dokumenti oħra. Dan kollu qed jiġri fis-pakkett wieħed u msemmija l-membri tal-kumitat. Ġewwa fih għandhom ikunu inventarju tad-dokumenti, li jelenka dak kollu li hija diretta għan-nom ta 'organizzazzjoni partikolari. Dan it-tip ta 'lista jew reġistru. Tali karta hija tipikament magħmul minn ċertu mudell. Kollha sempliċi ħafna. Fil-quċċata tal-karta tal-fin-nofs huwa miktub l-isem tal- "lista ta 'dokumenti". Eżatt taħt jispjega fejn u b'liema organizzazzjoni li jkunu provduti. Imbagħad hemm tabella li jikkonsisti f'erba 'kolonni:

1. -numru ordni.
2. Isem tad-dokument.
3. Paġni fid-dokument u s__ po__.
4. Numru ta 'paġni fid-dokument

Hija jispiċċa ma 'tabella sommarja tal-linja, li jindika n-numru totali ta' paġni fil-sett trasmessa. Dan jipprevjeni t-telf possibbli jew sostituzzjoni ta 'titoli li jingħataw bi ħlas.

Nagħmlu Ministru

Bil-rekord xieraq żamma dokumenti kollha fil-kumpannija fl-aħħar tas-sena u pproċessati huma miġbura f'azzjoni. Komponenti manifatturati skond in-nomenklatura approvat, kif ukoll ir-regoli ġeneralment aċċettati:

1. Id-dokumenti huma ġġenerata f'sena kalendarja waħda. Bħala eċċezzjoni fil-każ ta 'dokumenti uffiċjali natura irrumblar jistgħu jiġu kkombinati fil dokumentazzjoni servizz f'każ wieħed għal diversi snin.
2. Tqegħid ta 'titoli huwa magħmul mill-quċċata' l isfel.
3. folji kollha huma neċessarjament nnumerati. Dan biex jiġi żgurat l-integrità tad-data matul il-ħażna. Numerazzjoni għandu jsir bil-lapes fir-rokna ta 'fuq.
4. Jekk meħtieġ, din tikkostitwixxi inventarju interna tad-dokumenti ffirmati mill-espert, li kien.
5. Karta meħjuta.
6. Drawn folja-xhud.
7. Għal kull każ ikopru huwa magħmul minn mudell standard. Hija għandu jkun fiha l-isem sħiħ tal-kumpanija u unità partikolari. Li jmiss huwa kodiċi diġitali speċjali li jikkorrispondu man-nomenklatura. Wara li jindikaw id-data u t-tmiem tal-istituzzjoni tal-każ. U fil-qiegħ ttikkettjati ħajja fuq l-ixkaffa.

posta

Meta tibgħat xi pakketti, pakketti jew ittri ta 'valur fil-kontenut mibgħuta għad-dokumenti inventarju. Formola tista 'tittieħed fi kwalunkwe uffiċċju postali. Hija tmur taħt il-forma numru 107 u huwa tip ta 'dokument, li jkun fih informazzjoni dettaljata dwar l-għadd u l-kontenut ta' valur. Prezz tal-ħruġ tal-mittent innifsu jiddeċiedi. Jekk hija ssib li dokument kien ta 'ftit valur, il-kolonna korrispondenti tal-formola mressqa sing. Inventarju integrati fl-istess pakkett jew pakkett direttament fl-uffiċċju postali. dipartiment ħaddiem kontrolli l-korrettezza tar-reġistrazzjoni u assigurat forma siġill. Inventarju jitqiegħdu f'żewġ kopji. Wieħed mibgħuta flimkien mad-dokumenti u soġġorni oħra meħtieġa mal-proprjetarju ta 'pakketti. Dan isir biex jiġi żgurat li fil-każ ta 'kunflitt kienet kapaċi jikkonferma kull unità ta' investiment. Wara dan, il-pakkett (-pakketti jew pakketti) huwa ssiġillat, u mibgħuta lill-destinazzjoni.