Dokumenti Filing. Kif fajl-dokumenti?

Qabel ma ingħaqdet ma-dokumentazzjoni meħtieġa familjarità aktar bir-reqqa man-numru kbir ta 'struzzjonijiet meħtieġa dwar kwistjonijiet ta' dokumenti u rekords ta 'ġestjoni. Dawn in-normi - huma kumplessi u fihom numru kbir ta 'dettalji żgħar varji u sfumaturi. Kif keffa dokumenti kantuniera? Li fih lista mehmuża? Nista sew b'dokumenti ta 'kontabilità magna termoperepletnoy? ħaddiem klerikali Bidu ikollhom xi ħaġa li smash ras tiegħu.

Pushover?

Ewwel daqqa t'għajn, il-proċedura ta 'reġistrazzjoni tal-każ u t-tqegħid fis-arkivju pjuttost sempliċi, iżda l-prattika turi l-oppost. Fil-każ ta 'ksur ta' xi waħda mill-regoli tal-istituzzjoni tal-kariga se jirrifjuta li jaċċetta-karta kummerċjali, u inti għandek tibda l-impjieg mill-ġdid. Jekk tali sitwazzjoni tkun seħħet fil-ħajja tiegħek, aqra l-artikolu tagħna - aħna nippruvaw biex issolvi din il-kwistjoni.

dokumenti Għaliex suturati? Hemm xi regolamenti li taħthom huwa rregolat din il-proċedura? Iva, u huma ħafna. Hawnhekk qed nitkellmu primarjament dwar ir-rakkomandazzjonijiet metodoloġiċi dwar il-ġestjoni każ, li kienu approvati f'Diċembru 2009, l-ordni ta 'l-Arkivju Istat. Fit-tieni dawran - fuq GOST 51,141, dedikati għall arkivju negozju u l-ġestjoni uffiċċju u li jkun fih d-definizzjonijiet kollha u t-termini meħtieġa. Barra minn hekk, hemm normi legali oħra, skond liema d-dokumentazzjoni cross-linked.

Nibdew bl-għatu

Jekk il-teatru jibda bil-segmentazzjonijiet, allura proċedura tagħna - mhux biss bl-għatu. U l-għażla ta 'kartun "qoxra" - wieħed mill-ewwel kompiti fil-proċess ta' "ippakkjar" tad-dokument. Ewwel daqqa t'għajn, inti mhux ser isibu differenza bejn il-varjetajiet eżistenti ħafna. Iżda tħares aktar mill-qrib, inti tifhem li l-kopertura huma standard, mhux standard, u huma użati għall-ħażna fit-tul.

Ħafna drabi inti tista 'tilħaq kopertura format standard 229h324 mm. Huwa applikat fil-każijiet kollha fejn id-daqs tal-kampjun folji stejpils. Jekk għal xi raġuni d-dokument għandha l-parametri pjuttost speċifiċi u dehra, teħtieġ kopertura varjazzjoni mhux standard. Mur għall-aħħar l-moħħ tirrigwarda dik li fiha d-dokumenti huma maħżuna minn 25 sena jew aktar.

Skond il-liġi, tali tkopri huma magħmula biss minn kartun solidu minħabba ħajja sinifikanti tax-xogħol. Għandhom jittieħdu miżuri biex jippreservaw l-tip ta 'dokument xieraq u kemm ikun tajjeb għall-użu wara perjodu serju ta' żmien. Dokumenti maħsubin għal kunsinna fl-Arkivji tal-Istat, maħżuna għata magħmula minn materjal bħal kartun ħieles mill-aċidu.

Ejja nitkellmu dwar in-numru ta 'folji

Qabel inti fajl l-korretta ħjut dokumenti, li kollha huma meħtieġa li jiġu miżjuda fis-sekwenza korretta. Imbagħad numerazzjoni proċedura mwettqa minn lapes sempliċi konvenzjonali. Ir-regola ewlenija hija - huwa nnumerat listi minflok paġni dokument. numru Għarbi jitwaħħlu ma 'kull folja fir-rokna ta' fuq. Barra minn hekk, il-marki tagħna mhumiex meħtieġa li "jitkaxkru" dwar it-test. Bin-numru totali ta 'paġni ma japplikax dokumenti inventarju.

Liema dettalji żgħar jeżistu fil-numerazzjoni? Jekk in-numru ta 'dokumenti bil-karti sfużi jinkludu ittra jew xi tali, l-ewwel enumerati minn pakkett, imbagħad ixgħel - kull inkorporat fil-karti tiegħu. Jekk in-numru ta 'unitajiet li deħlin - aktar minn 250, li ssir sabiex qasmitha fis volumi multipli. U kull wieħed minnhom għandu numerazzjoni tagħha stess.

dokumenti kummerċjali ġewwa arkivju jista 'jkun preżenti, li għandhom in-numri tagħhom stess paġna separati, per eżempju, il-pubblikazzjoni ta' perjodiċi. Madankollu, l-ipproċessar il-każ fl-arkivji, huma enumerati minn, fost oħrajn, mingħajr ma tfixkel l-ordni ġenerali.

Jekk lista nested huwa format kbir, huwa ddeċieda li jespandi u l-ċifri fir-rokna ta 'fuq. Din għandha tingħata aċċess liberu għat-test. Jekk fuq kwalunkwe mill-folji frammenti tal-impossibbiltà ta 'separazzjoni tagħhom pasted, kollha ta' dan il-pakkett għandu jiġi nnumerat bħala wieħed. F'dan il-każ, huwa żgur li kumpilazzjoni ta 'inventarju ta' kull wieħed mill-biċċiet inkollati, li hija fuq id-dahar jew fuq l-ispazju ħieles. Indikazzjoni tad-dokument pasted ta 'assigurazzjoni għandu jkun bil-miktub jew fin-noti għall-inventarju totali tal indikazzjoni tal-isem. Ħafna drabi dawn l-investimenti huma kontrolli freelance, dikjarazzjonijiet jew stampi.

bug fixes u lista ta 'dokumenti

Fil-każ meta fil-kors ta 'operazzjoni permessa xi żball mhux wisq serji (eż, skipped-par ta' folji) minflok il-firxa sħiħa mill-ġdid numerazzjoni jistgħu jużaw denominazzjoni ittra. F'dan il-każ, in-numri fuq il-folji l-oħra ma jinbidlux. Eliminazzjoni ta 'dawn l-iżbalji huwa possibbli biss bi ftehim mal-persunal arkivju. Jekk l-iżball gross misjuba, id-dokument ser jiġi nnumerati mill-ġdid. In-numri qodma filwaqt jaqsmu kif b'ġentilezza kemm jista 'jkun u jħott oħrajn ġodda. F'dan il-każ, il-updated numerazzjoni mill-ġdid allegatament ta iskrizzjoni assigurazzjoni.

Mingħajr l-inventarju ikollok l-ebda arkivjar ma jiġux aċċettati. L-informazzjoni li tinsab fiha, għall-isem tad-dokument, id-data ta 'tpinġija, annotazzjoni u direttament tabella li turi in-numri serjali ta' folji, in-numru ta 'noti u (jekk meħtieġ). Completed l-informazzjoni kollha dwar in-numru ta 'dokumenti fil-forma ta' numri, kliem duplikati, allura kull iffirmata wkoll mill-Iskrivan bid-dettalji Isem

Kif fajl tal--dokumenti ħajt

Peress li l-proċedura crosslinking għandu jiżgura li l-materjali kollha meħtieġa u l-għodod fuq ponot subgħajk. Minbarra l--negozju tagħhom stess bżonn awl, labra, kartun għad-dokumenti preżentata u ħjut speċjali. Bħala l-aħħar istokkjar Spag bank, ħajt severa jew proshivnymi l-210. tip aħħar użat għall-bżonnijiet tal-uffiċċju aktar spiss.

Fil-bidu tad-dokument jitneħħew minn xi klipps tal-karti jew oġġetti oħra tal-metall, allura l-folji każ huma munzell pulita lixxa. Fuq in-naħa tax-xellug fil-qasam ispazju huwa labra ta 'tliet toqba jew awl. Tpoġġihom fil-nofs tal-aħjar spazju ħieles maħsuba għall-indentazzjoni xellug, jiġifieri distanza ta 'madwar wieħed u ċentimetri nofs. Din l-osservazzjoni hija importanti - għaliex inkella wara l-preżentata ta 'dokumenti li se jkun diffiċli biex jinqara.

Għajnuniet għall-konvenjenza

Jekk toqob jkollhom truf bla xkiel għalik kruċjali, tieħu punch toqba. Imma ftakar li karta wisq huwa "wisq iebsa". Tiżgura li t-tliet toqob kienu jinsabu f'għoli b'mod uniformi u spazjati minn distanza ta 'madwar 3 ċm. Il-medja minnhom għandha taqa' fuq il-nofs tal-paġna.

Biex tevita ħsara lill-paġna kopertina u l-kollass tan-negozju spiss huwa rakkomandat li jqiegħed-flashing ta 'quddiem u fuq wara tissaħħaħ strixxi tal-kartun. Permezz tagħha se jkun tinqabeż ħajt. Normali daqs tagħha - 70 ċm, iżda f'kull każ dan jiddependi fuq il-ħxuna tal-munzell ..

Kif toqba mtaqqba 3

Hawn huma l-kontenut ta 'din dokumenti preżentata algoritmu. L-ewwel, il-labra huwa mgħoddi minn nofs ta 'l-aperturi, bl-dahar tal-aħħar tal-ħajt jibqa'. Segwita vdet fil-quċċata ta 'toqob tagħha. Bħala riżultat, żewġ trufijiet tal-munzell murija fuq il-fatturat meħjuta folji. Il-labra huwa miġbud permezz-qiegħ tal-toqob u tiġbed string fuq in-naħa ta 'quddiem. Imbagħad għal darb'oħra jħalli barra l-labra fil-toqba ċentru. Allura ħajt tagħna kien miġbud permezz-toqob kollha meħtieġa, wara li ż-żewġ truf ikunu marbuta mad-dahar tad-dokument għoqda qawwija. Miżmum-truf ta 'tul ta' madwar 5 ċm.

Direttament fuq l-assemblaġġ jitwaħħal biċċa karta bil-kliem ta 'assigurazzjoni. Hawn isfel se nħarsu lejn it-teknoloġija tal-produzzjoni tagħha.

Id-dokument jista 'jiġi meħjuta u mal 4 toqob. Kif tagħmel dan? Il-proċedura mhix ikkumplikata. Erba toqob ippanċjati vertikalment simetrikament mal-arranġament fuq assi komuni. Jħallu l-ħajt denb fuq in-naħa ta 'wara ta' l-ewwel ftuħ, it-tmexxija ponti Firmware imbagħad irbit ta 'għoqda kif deskritt hawn fuq. Firmware għandhiex tiġi dduplikata darbtejn sabiex jiżguraw durabilità u l-affidabbiltà.

tal iskrizzjoni assigurazzjoni

L-istadju li jmiss wara l-enumerazzjoni u l-Firmware - il-provvista ta 'negozju tagħna ta' iskrizzjoni assigurazzjoni. X'inhu dan? Din l-istiker daqs 4x6 ċm mat-test "midmum flimkien u folji nnumerati ..." (in-numru tagħhom hu indikat minn numru, u kliem). Aktar istati l-pożizzjoni tal-impjegat, jekk jogħġbok dokument id-data u l-firma personali. Jekk inti tixtieq li siġill ċertifikazzjoni, għandu jiġi osservat ukoll. L-iskrizzjoni jitwaħħal fuq nett tal-node marbuta lilna ponot tas-filamenti li f'dan il-każ għandha tibqa ħielsa. Firma joħolqu fl-aħħar tal-proċedura, meta l-kolla ikun nixef. Dan isir biex ma titħalliex tinfirex. Stampar (jekk ikun hemm) iwaħħal il-parti għall-porzjon folja fuq it-tikketta nnifisha.

U biss wara ftehim meħjuta, numerati, ssiġillati iffirmat u ssiġillati, jista jintbagħtu lill-arkivju.

Xorb tal iskrizzjoni assigurazzjoni għandha tkun serja u attent. Li kienet hi - dokumentata evidenza ta 'każ-immunità. Fil-każ ta 'ksur tal-integrità tiegħu jew jiddokumentaw il-bias ma tistax tiġi aċċettata korpi ta' kontroll, jew forsi l-isfida tiegħu fil-qorti.

Liema u għaliex sews

Huwa obbligatorju dokumenti kollha stejpils, minħabba għall-preżentazzjoni fl-arkivju jew fi kwalunkwe mill-korpi ta 'spezzjoni li għalihom l-awtoritajiet tat-taxxa, fond tal-pensjoni u ħafna bħal dawn. Inti ma tistax tieħu lura d-dokumenti bil-kolla jew stejpils tuża Stejpler. Kif diġà ġie osservat, fil-każ ta 'proċedimenti mhux konformità li inti sempliċiment mhux se taċċetta.

Dawn il-proċeduri huma suġġetti primarjament dokumenti li jappartjenu persunal u l-kontabilità. Dawk li jkunu temmew l-ipproċessar tas-sena wara għandhom jiġu depożitati fl-arkivju ta 'l-organizzazzjoni jew intrapriża. L-istituzzjonijiet tal-arkivji speċjali jittrasmetti il-każ mal-perjodu preċedenti ta 'żamma legali. Hija ddeterminata mil-liġi, skond it-tip ta 'dokument. Per eżempju, mill-inqas 75 sena huma meħtieġa li jżommu reġistri notarili, kotba u dokumenti tal-kont ekonomiku ta 'informazzjoni persunal.

Il-ħajja utili ta 'pjanti tad-disinn huma ħafna iżgħar - biss 20 sena. dokumentazzjoni ritratt magħmula biex jieħu kura ta '5 snin. L-istituzzjonijiet tal-arkivji għandhom jiġu depożitati fil-każ ta 'kemm intrapriżi pubbliċi u privati. Il-kompitu ta 'kwalunkwe atturi mhux statali - li jikkonkludu mas-servizz arkivji Federali tal dan il-kuntratt.

Għandu jiġi mfakkar li d-dokument Firmware dritt għandu biss wieħed impjegat, li għandu dan l-obbligu spjegat fid-deskrizzjoni tax-xogħol. Fil-każ ta 'dokument kompost ta' kwalità baxxa toffri xi sanzjonijiet, speċjalment fil-każ ta 'bidliet jew nuqqas ta' ċerti paġni importanti.

Let us ritorn lejn il-Binder teknoloġija

Il-metodi cross-linking hawn fuq deskritti huma adattati kemm għall backup u spezzjoni tat-taxxa. Iżda l-preżentata ta 'dokumenti tal-kontijiet, maħżun għal żmien twil (aktar minn 10 snin) għandu jkun partikolarment qawwi - spiss fuq 5 toqob. Ta 'assigurazzjoni iskrizzjoni hija magħmula fuq karta fina speċjali, sabiex istiker viżibbli b'mod ċar jinsabu taħt l-unità u ma hemm ebda dubju dwar l-integrità tad-dokument.

Jekk il-kondizzjonijiet ta 'l-punch toqba uffiċċju punċers kartolerija konvenzjonali, allura, jekk ikun meħtieġ, li joħorġu volumi kbar ta' dokumenti tal-karta (per eżempju, fl-istampar) jużaw tagħmir professjonali fil-forma ta 'magni tat-tħaffir jew magni li jorbtu. Mekkaniżmi bħal dawn għandhom poter serja u jistgħu jkunu jew u mgħammra electric drive jitħaddem bl-idejn.

mekkaniżmu magna

Il-bażi ta 'dawn is-sistemi jew magni - il-metodu klassiku ta' użu molol. Tali magna legatura hija mgħammra b'apparat għall-perforazzjoni. mekkaniżmu ieħor tad-dokument fuq il-rebbiegħa seffud tal-plastik, wara li l-quċċata u fil-qiegħ tal-unità kartun jew tal-plastik tkopri miżjud.

Il-vantaġġ ta 'magni li jorbtu hija l-possibbiltà ta' twaħħil dokumenti kbar ħafna. Il-ħxuna tal-blokka tista 'tkun sa 500 paġni. U wkoll - il-kapaċità li tħassar jew jissupplimentaw paġni u l-folji dokument diġà marbuta. L-iżvantaġġi huma pjuttost serji, u l-kumplessità mhix wisq qawwa għolja.

Jekk il-magna legatura għal dokumenti preżentata mgħammra bil-molol tal-metall, li huwa stabbilit għal ċertu pass u ippanċjati toqob, rispettivament, lilu, il-blokki tal-karta jintlibsu fuq rebbiegħa azzar flessibbli, li mbagħad kompressat u msakkra. Vantaġġi tal-apparat ma molol tal-metall - forma finali aktar presentable u affidabilità mtejba meta mqabbla ma 'l-irbit tal-molol tal-plastik. Iżda fl-istess ħin li daħħal jew tneħħi l-karti mingħajr ħsara impossibbli.

Minbarra l-rebbiegħa, hemm mezzi li joperaw fuq il-prinċipju ta 'l-irbit għall-moxt tal-plastik, li l-snien curl. Hemm torbot ukoll fuq il-spirali, familjari lilna fuq il-kalendarju desk, notebooks u djarji. Wara ippanċjar toqob fihom ferita spirali (3-4 dawriet manwalment, l-ieħor awtomatikament).

Progress ma tibqa 'wieqfa

X'inhu torbot termali? Huwa magna moderna għad-dokumenti preżentata, li jistgħu jkunu malajr u l-konnessjoni ma tinqalax tagħhom. Bil termoperepletnyh magna tista jitlestew għadd kbir ta 'materjali, kif ukoll ifassal kopji individwali. Dan il-varjant huwa partikolarment adattat rapporti, kuntratti u materjal promozzjonali impustat.

Ħidma magna ta 'dan it-tip bl-użu ta termokoreshkov vinkolanti u termooblozhek li kuluri u daqsijiet differenti. Jiddependi fuq in-numru ta 'folji magħżula termooblozhka każ ħxuna ċerta, allura kollha flimkien mqiegħda fil-magna. In-naħa ta 'ġewwa tas-saff tentix kopertura aħħar ta' kolla polimeriċi. Il-magna hija pprovduta b'element li jsaħħan li biha l-polimer hija mdewba u l-folji huma ssiġillati saff sħun.