Kif għandhom iżommu reġistru ta 'dokumenti fl-intrapriża?

X'inhu r-reġistrazzjoni ta 'dokumenti u dak li kien għall-organizzazzjoni? Ejja twieġeb din il-mistoqsija sabiex: l-ewwel - il- "dak", u mbagħad - "għaliex."

Għalhekk, l-imsemmija proċess huwa l-fissazzjoni mal-wasla jew il-ħolqien ta 'dokument. Fil-kors ta 'dmirijietu jiġri twaħħil indiċi speċjali direttament fuq maħluqa jew riċevut mill-organizzazzjoni tal-karta. Iżda din hija biss nofs il-proċess. It-tieni parti - li l-informazzjoni rilevanti dwar il- "ġodda" fil-formola ta 'reġistrazzjoni speċjali. L-indiċi normalment tikkonsisti f'diversi partijiet. L-ewwelnett, huwa n-numru tas-serje. Hija tista 'tiġi kkumplimentata artisti indiċi, in-nomenklatura ta' każijiet jikkwalifika riċevituri, u l-bqija. Komponenti jistgħu jinstabu fi sekwenzi differenti. L-ewwel, per eżempju, jista 'jkun numru, u - il-kodiċi tan-nomenklatura u l-klassifikatur użata tista' tkun indikata fl-aħħar. Iżda il-maqlub tista 'wkoll sekwenza. Inċidentalment, l-assenjazzjoni ta 'kmamar speċjali, fihom ukoll kombinazzjoni ta' ittri, ikkaratterizzati u reġistrazzjoni ta 'dokumenti kostitwenti.

Għandi ngħid li l-kumpanija jew ditta għandu jkun ta 'dokumenti ta' reġistrazzjoni globali. Dan huwa, għandhom jiġu stabbiliti mingħajr eċċezzjoni, karti tal-kummerċ, kemm deħlin u ħerġin.

Barra minn hekk, għandu jiġi osservat li l-reāistrazzjoni dokumenti tal-organizzazzjoni għandha tissodisfa l-ħtiġiet li ġejjin:

• Uniku - kull record imdaħħla jew maħluqa rreġistrati darba biss. Jekk nitkellmu dwar l-ordnijiet interni, mid-dipartiment li fih qed jivvjaġġaw mal-dipartiment assenjat fil-bidu tan-numru (indiċi). Din ir-regola huwa ugwalment minnu għall-korrispondenza servizz u l-ordnijiet boxxla poppa.
• Puntwalità - hawnhekk għandna f'moħħu li r-reġistrazzjoni tat-titoli rċevuti minn barra, hija mwettqa fil-jum tad-dħul. Jekk nitkellmu dwar il-ordnijiet interni, l-istruzzjonijiet jew ordnijiet, jistgħu jiġu ffissati fuq l-iffirmar ta 'impjegati responsabbli (massimu - il-jum li jmiss).
• Separazzjoni - għandu fissazzjoni personali (deħlin, ħerġin, ordnijiet għal kull varjetà ta 'negozju titoli memoranda, minuti tal-laqgħat, ordnijiet u l-bqija).
• Uniformità - reġistrazzjoni huwa dejjem titwettaq skond l-istess regoli. F'dan il-forma ta 'reġistrazzjoni huwa irrilevanti.
• kompletezza tal-essenza - fil dħul ta 'data fil-formola ta' reġistrazzjoni tixtieq display kemm informazzjoni fiha. Speċjalment f'termini tal-kontenut ta 'dokument.

Barra minn hekk, l-iffissar tat-titoli kollha fil-kumpannija għandhom jitwettqu fi żmien sena (kalendarju).

U issa wasal iż-żmien biex twieġeb il-mistoqsija: "? Għaliex" Użati fid-dokumenti ta 'reġistrazzjoni Organizzazzjoni tistax issolvi varjetà ta' kompiti. Ikkunsidra l-aktar eżempju impressjonanti. Jekk fl-aħħar tas-sena kalendarja li jieħdu u janalizzaw l-numri tas-serje, inti tista 'ssegwi t-tkabbir ta' fluss ta 'informazzjoni. Din l-informazzjoni jista 'jwassal għat-talbiet leġittimi tas-Segretarju biex tiżdied salarju tiegħu (bħala għażla - biex jiżdied in-numru ta' membri tas-segretarjat).