Memo - tpatti skond il-ħtiġiet

Workflow ta 'kull kumpannija hija ġabra ta' dokumenti ta 'natura differenti, systematized b'ċertu mod. Wieħed mid-dokumenti hija memo.

Karatteristiċi ġenerali u l-iskop ta 'dokument

Biex tibda, għandu jiġi osservat li n-nota - dokument ta 'ħidma, li hija rakkomandazzjoni informattiv u fl-istess ħin. Huwa mfassal biex jipprovdi maniġer intrapriża jew kontrollatur. Dan id-dokument jista 'jsir minn xi impjegat tal-kumpannija , għal żewġ raġunijiet:

1. Fuq inizjattiva tal-impjegat.
2. Fuq l-istruzzjonijiet tal-manwal.

Fi kwalunkwe każ, dan id-dokument fih informazzjoni dettaljata dwar il-speċifiċi, mistoqsijiet individwali. Fil-fatt, - opinjoni impjegat espressa bil-miktub. Hemm każijiet fejn id-deċiżjoni lill-kap tal-kunsiderazzjonijiet li għandek bżonn tkun taf subordinati tagħhom dwar iċ-ċirkostanzi ta 'każ. Imbagħad l-impjegat għandu jagħmel tweġiba rraġunata, u finalment żid opinjoni tiegħek fil-forma ta 'proposti u rakkomandazzjonijiet konkreti. Għaldaqstant, tali nota qed issir opinjoni personali tal-individwu.

M'għandekx jikkonfondi

Jiġu aċċettati għat-tħejjija ta 'dokument, inti għandek tkun taf eżattament dak li huwa meħtieġ biex jipprovdi. Xi tipi ta ' korrispondenza ta' negozju huma simili ħafna għal xulxin, u jkunu faċilment jistgħu jiġu konfużi. Per eżempju, in-noti tan-negozju huma ta 'tliet tipi: uffiċċju, memoranda u spjegazzjoni. Fl-istess ħin hemm tliet differenzi kbar, li ma jippermettux persuna infurmati li tagħmel dan l-iżball bejniethom. Dawn id-dokumenti jvarjaw:

1. Skond lid-destinatarju, jiġifieri l-persuna li għaliha huma maħsuba. B'kuntrast mal-uffiċjali, memorandum ta 'spjegazzjoni huwa miktub fl-isem tas-superviżur immedjat, u rapport ta' evalwazzjoni, barra minn hekk, jistgħu jsiru direttament lid-direttur tal-kumpannija.

2. Tema u t-tagħbija semantika tat-tagħrif dikjarat. spjegazzjoni suġġett mifhum direttament mit-titolu. Is-servizz huwa parti mill-korrispondenza ta 'negozju bejn it-taqsimiet strutturali tal-kumpanija. memo suġġett jistgħu jkunu differenti:

• rappurtar perjodiku;
• ta 'darba għoti ta' informazzjoni dwar kwistjonijiet rilevanti.

3. Jekk is-servizz ta 'spjegazzjoni u huma għal użu ġewwa l-intrapriża, il-memo jistgħu jkunu kemm interni u esterni. Fl-ewwel każ, hija mfassla għall diretturi tal-kumpannija, filwaqt li t-tieni - li qorti superjuri.

Meta d-dokument huwa mfassal

Memorandum - hija miżura neċessarja. Huwa magħmul meta s-sitwazzjoni jiġrilha kontroll u mhedda l-kumpanija fl-inkwiet serju. Fi kliem ieħor, is-sitwazzjoni għandha tkun kritika. Wara dan, l-impjegat ġġib għall-attenzjoni ta 'ġestjoni u rendikont dettaljat tal-fatti magħrufa lilu. Dan jista 'jkun ta' theddida għall-implimentazzjoni ta 'pjan jew tikseb il-profitt mistenni. Id-dokument għandu l-għan li tiġbed l-attenzjoni tal-maniġers biex din il-problema u tipprova li jiffissaw is-sitwazzjoni. Kull speċjalista fil-mod tiegħu tirrappreżenta r-riżoluzzjoni tas-sitwazzjoni. Fil-memo huwa jiddeskrivi fid-dettall verżjoni tiegħu u jippreżenta l-fehmiet tiegħu dwar din il-kwistjoni. Għall-konvenjenza, din l-informazzjoni għandha ssir f'forma kompletament ħieles. Dan l-istil jippermetti li inti assolutament kwalunkwe impjegat li jesprimu l-opinjonijiet tagħhom fuq, kwistjoni waħdanija speċifika mingħajr biża 'li ħażin minn oħrajn.

Kawżi tad-dokument

Hemm diversi raġunijiet minħabba li jistgħu jsiru l-memo. Kampjun jew mudell uniku għall-każijiet kollha possibbli biex jagħmlu, naturalment, possibbli. Iżda xi raġuni speċifika li jitlob individwali ħadet il-mod ta 'espożizzjoni. Ir-raġunijiet jistgħu jkunu differenti ħafna:

• tkun tard għax-xogħol;
• assenteiżmu;
• nuqqas ta 'twettiq ta' obbligu;
• kunflitt bejn il-membri;
• preżentazzjoni tar-riżultati tal-verifika;
• komunikazzjoni għall-informazzjoni dwar żball tiegħu;
• theddida li twettaq kompiti ta 'rutina;
• Informazzjoni dwar l-imġiba inaċċettabbli tal-impjegat.

Ir-raġunijiet huma ħafna u kull wieħed minnhom jirrikjedi approċċ individwali u proċediment speċifiku. Wara li jirċievi informazzjoni diretta, il-kap għandha tinvestiga bir-reqqa u jieħu deċiżjoni infurmata. Spiss ikun meħtieġ li tinkiseb informazzjoni addizzjonali minn parteċipanti oħra fis-problema. Huma ser ikollhom jissottomettu għat-tmexxija ta 'kjarifika tagħhom dwar il-kwistjonijiet imqajma.

Jekk xi ħadd għandu xi ħaġa kissru

Anormalitajiet fil-kundizzjonijiet ta 'produzzjoni - mhumiex komuni. Mingħajr minnhom, workflow u l-komunikazzjoni bejn in-nies huwa impossibbli. Il-memorandum aktar komuni ta 'ksur ta' dixxiplina tax-xogħol. L-imġieba ta 'persunal fil-post tax-xogħol huwa dejjem ambigwa. Kull devjazzjoni mill-normi standard ġeneralment meqjusa bħala mhux xierqa u tinvolvi l-piena xierqa. Timponi sanzjoni għandha tkun intitolata biss il-kap ta 'l-intrapriża, sabiex il-bqija tal-persunal, inkluż is-superviżur immedjat jista' biss tinfurmah dak li ġara u biex joffru verżjoni tiegħu stess ta 'l-impatt fuq il-kollega negliġenti. Tpinġija algoritmu bħal memo kif ġej.

1. Isem tas-servizz jew dipartiment. Huwa indikat fil-porzjon tax-xellug ta 'fuq tal-folja.
2. Destinazzjoni (tar-ras). Indikat fil-kantuniera.
3. Isem tad-dokument. Miktub hawn taħt b'ittri kapitali ma 'linja ħamra.
4. Numru tad-dokument.
5. tfassil ta 'post.
6. Titolu.
7. It-test tad-dokument: Isem u l-pożizzjoni tal-ħati, id-data ta 'vjolazzjoni, it-tip ta' vjolazzjoni, il-kawża tal-inċident, il-proposta għall-irkupru.
8. Pożizzjoni, l-isem u l-firma tal-impjegat li jkun ħejja d-dokument.

Jekk kollega ħatja

A memo lill-impjegat jista 'jsir superviżur dirett jew kollega. Ir-raġunijiet l-aktar komuni li fuqhom tkun qiegħda issir negattivi:-vjolazzjoni, misdemeanor, misbehavior. F'dan il-każ, in-nota timmira li tistabbilixxi l-fatt ta 'dak li ġara u pprevenuta r-ripetizzjoni tat-tip fil-futur. Wara li tirċievi d-dokument, l-amministratur għandu jifhmu s-sitwazzjoni u tieħu deċiżjoni. F'dan il-każ, tiddetermina jekk jew le imposti fuq impjegat xi penali jew le. Jekk avveniment negattiv seħħet għall-ewwel darba, nistgħu jirrestrinġu l-twissija u konverżazzjoni edifying. Jekk għadda bi ksur tas-sistema, se jiġi kkastigat skond il-liġijiet tax-xogħol. Ras huwa obbligat li jimponi viża, li se jiġu rreġistrati din id-deċiżjoni. Ir-rapporti tal-persunal huma mfassla fuq il-ħaddiema u f'okkażjonijiet oħra. Per eżempju, Kap ta 'dipartiment għandu d-dritt li tagħmel nota lid-Direttur tal-promozzjoni għall-impjieg subordinat diliġenti jew il-kompitu isir ukoll. Il-prinċipju ta 'preparazzjoni - l-istess, biss it-test huwa pożittiv.

Huwa diffiċli li jiktbu nota?

Oħloq nota mhuwiex diffiċli. kitba kampjun, jekk ikun meħtieġ, inti tista 'dejjem tieħu s-Segretarju. Permezz jdejh għadda dokumenti simili ħafna. Il-ħaġa prinċipali hija li tispjega b'mod ċar l-essenza ta 'dak li ġara. Wara li taqra dan id-dokument, il-maniġer għandu jkollhom idea ċara ta 'dak li ried li tgħid il-kompilatur tal- "messaġġ". Fatti għandhom ikunu deskritti f'ordni kronoloġika, pass pass, lill-impjegati whole loomed stampa bright u ċara. Għandu wkoll jiġi mfakkar li (jew A5) għall-karta pożizzjoni ta 'użu intern hija ġeneralment magħmula fuq folja standard ta' format A4. Jekk l-informazzjoni hija pprovduta fl-organizzazzjoni ġenitur, it-test għandu jkun stampat fuq letterhead kumpanija. Dokument bħal dan huwa assolutament meħtieġ li tingħata l-iffirmar tar-ras. Bħala riżultat, se tiġi ffirmata minn żewġ rappreżentanti tal-intrapriżi: l-ewwel - l-kompożitur, t-tieni - id-direttur. Informazzjoni tista 'tiġi kkonfermata minn informazzjoni addizzjonali. Huma jistgħu jiġu forniti bil id-dokument bażiku fil-forma ta 'annessi nnumerati.

Biex tagħmel affarijiet dritt

Sabiex informazzjoni li tinstema ', inti trid tkun taf kif jiktbu nota. Dokument bħal dan ġeneralment jikkonsisti fi tliet partijiet ewlenin.

1. Ir-raġuni kienet ir-raġuni għall-kitba din in-nota. Huwa meħtieġ li tiddeskrivi b'mod ċar is-sitwazzjoni u l-lista l-fatti kollha magħrufa.
2. Skond l-awturi dwar dak li qed jiġri. Huwa meħtieġ li jiġu analizzati bir-reqqa s-sitwazzjoni u tipproponi deċiżjoni tagħha li toħloq problemi.
3. terminali sinteżi u passi speċifiċi.

Informazzjoni għandu jkun possibbli li tiddikjara fil-qosor u b'mod ċar, b'tali mod li meta l-qari-destinatarju ma tilifx l-idea. Inkella, il-fatti jistgħu jiġu interpretat ħażin, u d-deċiżjoni mhux se jġib ir-riżultati mixtieqa. Fit-test mhuwiex meħtieġ li jesprimu fantasiji tagħhom, jew ta 'distorsjoni realtà. Din it-teknika huwa kontra r-regoli. Jekk ikun hemm bżonn, id-destinatarju nnifsu jieħu interess biex l-awturi biex jifhem dak li ġara u li tagħmel deċiżjoni finali.

sekwenza ta 'azzjonijiet

Fuq l-eżempju huwa possibbli li tikkunsidra l-każ speċifiku ta 'nuqqas ta twettiq ta' dmirijiethom. A memo lill-impjegati huwa kontrollatur li jipprovdu l-kumpannija ta 'amministrazzjoni. Biex tibda, l-impjegat jingħata ħin biex tikkoreġi l-iżbalji tagħhom. Inkella, il-kap tas-servizz rilevanti fil-preżenza ta 'tliet xhieda ta' l-att li l-impjegat ma ssodisfatx il-kompitu d-dati proposti. L-intruż għandu mbagħad jiktbu spjegazzjoni fil-forma dovuta mar-raġunijiet.

L-impjegat ma tistax tagħmel dan. F'dan il-każ, huwa jitlef l-aħħar opportunità li jiddefendi ruħu. Memorandum ta 'spjegazzjoni jintbagħat lill-kap għal reviżjoni. deċiżjoni finali tiegħu, huwa jesprimi fil-forma ta 'riżoluzzjoni. Informazzjoni jasal għall-dipartiment tal-persunal għall-preparazzjoni ta 'ordni għall-irkupru. Il-grad ta 'piena huwa determinat skond il-liġi. Jekk ir-reat kien pjuttost serji, u minbarra l ripetut, ir-riżultat jista 'jkun terminazzjoni ta' impjieg skont l-artikolu rilevanti.